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高校财务报销流程中问题与对策

【摘要】财务管理对高校发展有一定的影响,随着管理制度的落实,财务报销流程有相应的变化,本文通过工作效率低、时间过于集中、服务水平不高,三个方面对高校财务报销流程中存在的问题进行了分析,并从完善管理系统、提高财务人员专业能力、控制报销时间、应用先进技术,四个方面对提高高校财务报销流程效率的方式进行了总结,希望为关注这一话题的人们提供参考。

【关键词】高校财务管理;财务报销;报销时间

高校财务管理工作中,财务报销对高校运行有一定的影响,但报销流程中存在一定问题,影响财务管理效率,为了能够改善这一现状,需要分析高校财务发展需求,并对财务流程进行分析,提高财务人员综合能力,解决财务报销难的问题,保障高校稳定运行。

一、高校财务报销流程中存在的问题

(一)工作效率低

高校财务报销流程中,存在工作效率低的问题,具体可以通过以下两个方面来了解,第一,财务报销时,报销人员需要准备发票、合同等材料,并且在报销中财务人员会检查材料的真实性,一旦材料中存在不真实的内容,会将材料退回,报销人员需要重新准备相关材料,这样的方式报销,不仅降低了报销效率,还增大的报销人流量。第二,高校主要使用的报销方法为签字批审制度,但大部分高校管理人员不仅负责这一项工作,甚至部分管理员负责教学工作,由于工作量较大,财务签批较为困难,出现了工作效率低的问题。

(二)时间过于集中

高校财务报销流程中,存在时间过于集中的问题,具体可以通过以下两个方面来了解:第一,大部分高校将学生实训活动安排在暑假左右,当结束实习工作,并整理完票据之后,时间为十一月左右,这一段时间财务人员需要整理报表、结算等内容,并且财务人员还需要处理报销工作,扩大了财务人员的工程量,由于财务人员的精力有限,在处理报销工作时,容易出现疏漏,影响工作效率。第二,部分高校在财务报销时,使用的方法为窗口受理,但在年底财务人员需要处理财务工作,导致财务大厅出现拥挤现象,为工作人员带来较大压力。

(三)服务水平不高

高校财务报销流程中,存在服务水平不高的问题,具体可以通过以下两个方面来了解:第一,由于财务报销工作流程较为死板,并且较为麻烦,在处理财务报表时,报销人员不仅需要等待较长时间,甚至需要重新准备材料,导致部分报销人员对财务报销产生了抵触情绪。第二,由于目前大部分财务报销需要银行进行送钞安排,进而增加了财务人员的等待时间,甚至常需要人工填写转账金额等,在这一过程中容易出现填写失误,出现转账退回的现象。

二、提高高校财务报销流程效率的方式

(一)完善管理系统

为了能够进一步提高高校财务报销流程效率,需要完善管理系统,具体可以通过以下两个方面来了解:第一,在财务报销处理的过程中,为了能够提高工作效率,管理人员可以对财务报销工作现状进行分析,并进一步完善,例如:管理人员可以建立财务管理小组,并为其分配不同的工作,如审批、决策等,并建立管理制度,规范其日常行为,使其了解自身等工作责任。另外,在财务报销工作中,管理人员为了能够进一步提高工作效率,可以建立阶级式财务管理小组,在处理财务工作时,需要向上级汇报工作情况,使财务报销工作能够进一步完善[1]。第二,在财务工作处理时,管理人员还需要提高管理力度,制定奖惩制度,对财务工作存在问题的员工进行处罚,并为其讲解正确的工作方法,使其能够进一步提高工作责任意识,促进财务报销流程进一步完善。

(二)提高财务人员专业能力

为了能够进一步提高高校财务报销流程效率,需要提高财务人员专业能力,具体可以通过以下两个方面来了解:第一,由于高校财务工作量较大,为了保障财务工作稳定进行,需要扩充财务人员数量,在招聘时,需要考察财务人员的综合能力、工作责任意识等,推动高校财务报销工作进一步发展。第二,由于财务报销工作不断优化,为了提高工作效率,可以定期对财务人员进行培训,例如:管理人员可以聘请财务管理专家,为高校财务人员讲解审批权限、凭据整理方法等,进一步提高财务人员专业能力。另外,在这一过程中,为了提高高校财务人员的重视程度,可以在培训之后,进行考核工作,并淘汰专业能力较差的员工,完善财务团队,提高财务报销工作效率。

(三)控制报销时间

为了能够进一步提高高校财务报销流程效率,需要控制报销时间,具体可以通过以下两个方面来了解:第一,由于大部分高校财务报销时间为年末,并且在这一阶段财务人员还需要整理高校一年的财务情况,导致财务整理工作容易出现问题,为了改善这一现状,财务人员需要控制报销时间,解决年末财务繁忙的现状,例如:财务管理人员可以规定处理借款、采购、报销等业务,并将各个院校时间错开,防止出现财务报销集中的问题,提高工作效率与准确性。第二,由于高校的实训课程安排较为集中,财务人员可以与各个高校管理人员沟通,调整实训时间,并规定不同的财务报销工作受理时间段,提高财务报销工作效率。

(四)应用先进技术

为了能够进一步提高高校财务报销流程效率,需要应用先进技术,具体可以通过以下两个方面来了解:第一,由于财务报销工作需要在窗口前排队等待,并且等待时间过长,降低了工作效率,为了改善这一现状,可以应用智能排队系统,财务人员能够在网上预约财务报销工作,只需在规定的时间到达并提供相关材料,就能进行财务报销,节省了财务人员工作时间。第二,在填写报销单时,由于财务人员常出现填写失误问题,为了改善这一现状,可以应用远程网络报销系统,例如:财务人员可以在系统中填写报销单,并提交编号,当发现报销单中存在错误时,可以通过系统退回报销单,通过这样的方法,能够提高财务报销效率。

综上所述,高校在处理财务报销工作时,没有应用先进的技术,导致财务报销工作效率较低,甚至部分财务工作人员专业能力不强,在财务报销工作中容易出现人为失误,影响工作效率,为了改善这一现状,相关管理部门需要加强与高校之间沟通,合理安排财务报销工作受理时间,并应用先进技术,促进财务报销工作进一步发展。

作者:卢晓雯 单位:广州工商学院

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